Når du skal afholde en konference, er der mange ting, der skal falde på plads. I samarbejde med HUSET Middelfart har vi lavet denne tjekliste – som sørger for at du afholder det absolut bedste arrangement, som du kan – og som giver dine gæster lyst til at deltage igen. Det gælder både før, under og efter arrangementet.

 

Før dit arrangement

 

Vælg en lokation der passer til dit arrangement

Når du skal afholde kurser eller konferencer, er det vigtigt at finde et konferencecenter, der har en geografisk placering, der passer til jer – kommer dine gæster fra Jylland, Sjælland eller Fyn – eller måske fra alle dele af landet, bør du finde en placering, der er nem at komme til for alle dine deltagere. Hvis dit kursus eller konference foregår over flere dage, er det vigtigt at finde et konferencecenter, hvor der er mulighed for overnatning, og især med enkeltværelser, til dine gæster. Ønsker du at inddrage naturen i dit kursus eller på din konference, så er det vigtigt at finde et konferencecenter, der ligger i noget smuk natur, som I kan bruge under jeres kursus eller konference. Hvis kurset eller konferencen indeholder gruppearbejde, Bør I finde et konferencecenter, der har mindre grupperum eller benytte sig af den mulighed, at man kan bruge naturen i sit arrangement.

 

Inddrag konferencekoordinatorerne i dit arrangement

Når du skal afholde kurser og konferencer, er der et væld af muligheder for at få hjælp til at afholde dit arrangement – i HUSET har vi kompetente konferencekoordinatorer, der kan hjælpe dig med at skabe de rammer, der fungerer bedst for dit arrangement. Der er altid mulighed for at tage en uforpligtende snak med vores koordinatorer, så du kan finde ud af, om HUSET passer perfekt til netop dit arrangement. Måske har du selv nogle idéer og leder efter sparring, hvor du har mulighed for at videreudvikle din idé og gøre dit arrangement endnu bedre, end først planlagt.

 

Forventningsafstem med konferencecenteret på forhånd

Det er altid en god idé at få en kontrakt på plads, når du har indgået en aftale med et konferencecenter. Det gode konferencecenter vil ringe dig op inden arrangementet, og sikre sig, at alt er klar til jeres arrangement – men tag gerne initiativ til at forventningsafstemme og lave nogle konkrete linjer for konferencecenteret. Det kan blandt andet være en god idé at aftale på forhånd hvad man gør, hvis der kommer afbud til arrangementet, hvis der kommer flere end der er booket til og mange andre spørgsmål, som konferencecenteret kan hjælpe dig med at afklare.

 

Mad og specialkost

Inden du booker arrangement, er det vigtigt at sikre sig, at dine gæster har mulighed for at få specialkost – måske har du nogle konferencegæster med, der lider af allergier, eller nogle gæster, der er vegetarer eller ikke bryder sig om bestemt ting i sin mad. Her er det en god idé at forventningsafstemme med både gæster og konferencecenter, så man sikrer sig, at der er mad til alle gæsterne.

 

 

Mødeforplejning

Inden du vælger et konferencecenter, er det en god idé at undersøge, om konferencecenteret tilbyder mødeforplejning. Mødeforplejning er en super idé, så dine gæster kan få noget kaffe, the, vand eller noget frugt eller andre snacks, imens der afholdes kursus eller konference. Det er også en god idé at undersøge muligheder for eventuelt at kunne holde pause – for eksempel om der er nogle gode udendørsområder, hvor gæsterne kan holde en pause og få noget frisk luft.

 

Under dit arrangement

 

Undervurdér ikke en varm velkomst

Når dine deltagere ankommer til dit arrangement, kan de have været undervejs i noget tid og har brug for at orientere sig hurtigt. Sørg for at konferencestedet har kapacitet til at byde dine deltagere varmt velkommen samt hjælpe dem hen til det lokale, som de skal være i.

 

Teknik

Under arrangementet kan det være en fordel med teknikerservice, i tilfældet af at teknikken driller.

Det er vigtigt, at der er styr på det hele – uanset om man skal vise en PowerPoint præsentation på den store skærm, have lyd i mikrofonen eller sørge for gæsters forbindelse til internettet. Det er også vigtigt at sikre, at der er styr på det tekniske udstyr når man skal holde konference – det indebærer blandt andet projektor, teleslynge, mikrofoner og converters.

 

Onlinedeltagelse

Nogle gange har du behov for at koble onlinedeltagere på mødet og afholde arrangementet som et såkaldt hybridmøde, så nogle gæster kan følge med – eventuelt fra udlandet eller blot deltagere, der er forhindrede i fysisk fremmøde.

 

Hold energien høj

Når du afholder møder og konferencer over en eller flere dage, er det en god idé at have adgang til øvelser, der bevarer energien hos deltagerne. Derfor er det en god idé at undersøge om konferencestedet har mulighed for at hjælpe med at planlægge en icebreaker til at indlede dagen med eller en energizer øvelse, der kan bruges, når deltagerne har siddet ned og lyttet i længere tid.

 

Indeklima

Under mødet er det også vigtigt at sikre sig, at lyset i lokalerne er optimalt, og om der er mulighed for ventilation og andre tiltag, der sikrer et godt indeklima under arrangementet. Et dårligt indeklima skaber ikke et godt arrangement, tværtimod kan det føre til at gæsterne oplever at de har svært ved at koncentrere sig, de får hovedpine og mange andre gener, som man ikke vil have at sine gæster oplever, når de deltager i en konference.

 

Efter arrangementet

 

Evaluering

Efter afholdelsen af konferencen er det en god idé at evaluere med sine gæster – det kan give gode tips i forhold til hvad der eventuelt kan gøres anderledes næste gang.